Naczelnik Wydziału
Organizacji, Kadr i Szkolenia
Adam Aleksiejuk

Kontakt:
tel. +48 85 742 53 78
faks +48 85 742 21 04
e-mail: adam.aleksiejuk@bialystok.wios.gov.pl

Do głównych zadań Wydziału Organizacji, Kadr i Szkolenia należy, w szczególności:

1. w zakresie organizacji i funkcjonowania Wojewódzkiego Inspektoratu:
   1. opracowywanie projektów aktów prawa wewnętrznego w tym statutu i regulaminu organizacyjnego, regulaminu pracy oraz innych regulaminów, zarządzeń i procedur i instrukcji wymaganych przepisami prawa, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Wojewódzkiego Inspektoratu (akty wewnętrzne) w koordynacji z pozostałymi komórkami organizacyjnymi,
   2. monitorowanie potrzeb modyfikacji aktów wewnętrznych oraz wprowadzanie niezbędnych zmian,
   3. prowadzenie rejestru aktów wewnętrznych oraz porozumień,
   4. nadzór i koordynacja realizacją porozumień zawieranych z innymi jednostkami,
   5. opracowywanie projektów upoważnień dla pracowników Wojewódzkiego Inspektoratu do załatwiania spraw, podpisywania pism w imieniu Wojewódzkiego Inspektora, a także projektów pełnomocnictw Wojewódzkiego Inspektora oraz prowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw w formie papierowej (pomocniczo elektronicznej) oraz przekazywanie egzemplarza do akt osobowych pracownika,
   6. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i nadzór nad prawidłowością i terminową realizacją zaleceń pokontrolnych oraz przekazywanie Wojewodzie informacji o wynikach prowadzonych na podstawie odrębnych ustaw kontroli Wojewódzkiego Inspektoratu – na podstawie ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2025 r. poz. 428),
   7. zapewnianie sprawnego funkcjonowania Wojewódzkiego Inspektoratu poprzez właściwą organizację pracy,
   8. sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem w Wojewódzkim Inspektoracie przepisów dotyczących ładu i porządku oraz dyscypliny pracy,
   9. zapewnienie racjonalnego wykorzystania czasu pracy i przestrzegania dyscypliny pracy i zasad porządku przez pracowników,
   10. wnioskowanie do Wojewódzkiego Inspektora o przeprowadzenie kontroli wewnętrznej w Delegaturach, bądź innych komórkach organizacyjnych oraz nadzorowanie realizacji wniosków pokontrolnych,
   11. nadzorowanie przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych,
   12. rejestracja baz i zbiorów danych osobowych w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych,
   13. nadzorowanie zamieszczania informacji publicznych na stronie podmiotowej BIP,
   14. prowadzenie spraw związanych z koordynowaniem kontroli zarządczej,
   15. wykonywanie kontroli wewnętrznej w komórkach organizacyjnych Wojewódzkiego Inspektoratu,
   16. przygotowywanie do zatwierdzenia Wojewódzkiego Inspektora rocznych planów kontroli wewnętrznej,
   17. prowadzenie spraw z zakresu współpracy zagranicznej, w tym przygotowywanie komunikatów i wystąpień dotyczących współpracy zagranicznej,
   18. podejmowanie działań związanych z usprawnianiem organizacji pracy Wojewódzkiego Inspektoratu;
2. w zakresie kadr i szkolenia:
   1. wykonywanie zadań w zakresie kształtowania i realizowania efektywnej strategii zarządzania personelem, w tym polityki personalnej w służbie cywilnej,
   2. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z członkami korpusu służby cywilnej i innymi pracownikami Wojewódzkiego Inspektoratu oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy oraz prowadzenie dokumentacji osobowej i związanej z tym sprawozdawczości,
   3. prowadzenie spraw związanych z naborem kandydatów do pracy w Wojewódzkim Inspektoracie,
   4. prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań wynikających z ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 409) w szczególności organizowanie i koordynowanie prac związanych z dokonywaniem ocen członków korpusu służby cywilnej,
   5. organizowanie i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem służby przygotowawczej przez pracowników służby cywilnej,
   6. organizowanie i koordynowanie prac związanych z dokonywaniem wartościowania stanowisk pracy,
   7. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników, a w szczególności: planowanie i organizowanie szkoleń powszechnych i specjalistycznych oraz szkoleń w ramach indywidualnego rozwoju zawodowego pracownika służby cywilnej, z wyłączeniem szkoleń BHP,
   8. opracowanie i aktualizacja programu zarządzania zasobami ludzkimi oraz koordynacja jego realizacji w celu właściwej organizacji procesu zarządzania zasobami ludzkimi,
   9. wystawianie skierowań oraz ewidencjonowanie profilaktycznych badań lekarskich pracowników,
   10. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Wojewódzkiego Inspektoratu,
   11. sporządzanie i przekazywanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych formularzy zgłoszeniowych,
   12. współdziałanie z komórkami organizacyjnymi w sporządzaniu opisów stanowisk pracy i ich aktualizacji,
   13. organizowanie i koordynowanie przebiegu praktyk zawodowych studentów i uczniów szkół średnich odbywanych w Wojewódzkim Inspektoracie,
   14. organizowanie staży absolwenckich i prac interwencyjnych,
   15. wnioskowanie do Powiatowego Urzędu Pracy o skierowanie osoby bezrobotnej na staż i prace interwencyjne, itp.,
   16. prowadzenie spraw związanych z odznaczaniem i wyróżnianiem pracowników,
   17. sporządzanie wniosków o wydanie inspektorom Wojewódzkiego Inspektoratu upoważnień do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego oraz prowadzenie ewidencji tych dokumentów,
   18. ewidencjonowanie wydanych legitymacji pracowniczych,
   19. kontrola merytoryczna list płac,
   20. zapewnienie racjonalnego wykorzystania czasu pracy i przestrzegania dyscypliny pracy i zasad porządku przez pracowników,
   21. nadzorowanie przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych,
   22. współdziałanie ze związkami zawodowymi w ramach powierzonego zakresu obowiązków;
3. w zakresie spraw informatycznych:
   1. prowadzenie spraw związanych z administracją sieci komputerowych oraz informatyką w Wojewódzkim Inspektoracie,
   2. współdziałanie z komórkami organizacyjnymi w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji przetwarzanych i przechowywanych w systemach informatycznych Wojewódzkiego Inspektoratu oraz Delegatur,
   3. wsparcie techniczne przy prowadzeniu strony internetowej Wojewódzkiego Inspektoratu,
   4. pełnienie funkcji doradczej w zakresie użytkowania oprogramowania w Inspektoracie,
   5. prowadzenie konsultacji z użytkownikami systemu w zakresie korzystania z zainstalowanych programów,
   6. instalacja i prowadzenie szkoleń związanych z wdrażaniem nowych programów,
   7. administrowanie i prowadzenie całokształtu spraw związanym z prawidłowym prowadzeniem BIP,
   8. ochrona systemów i sieci teleinformatycznych oraz zabezpieczenie danych zgromadzonych w zasobach informatycznych Inspektoratu,
   9. redakcja Biuletynu Informacji Publicznej, koordynacja prac w zakresie prawidłowego terminowego tworzenia treści informacji publicznej udostępnianej na stronie BIP,
   10. Zadania z zakresu spraw informatycznych realizuje zespół informatyków pracami, którego kieruje koordynator odpowiedzialny przed naczelnikiem wydziału,
   11. nadzór nad stroną internetową Wojewódzkiego Inspektoratu i publikowanie materiałów w serwisie internetowym na podstawie materiałów przygotowanych przez komórki organizacyjne.